Réunions efficaces : 5 astuces

Vous avez peut-être dans le cadre professionnel été amené à participer à des réunions dans lesquelles vous avez perdu votre temps. En tant que manager, vous ne souhaitez pas rééditer les mêmes erreurs, mais ne savez pas de quelle manière vous y prendre pour organiser des réunions efficaces.

Si tout comme moi, vous en avez assez des réunions qui ne servent à rien, nous allons voir de quelle façon tout changer. Je vais vous présenter des techniques pour rendre les réunions efficaces et utiles pour tous les participants.

En effet, à l’heure où le temps est de plus en plus précieux, il n’est plus tolérable d’en perdre bêtement. Aussi, que vous soyez un jeune manager qui ne veut pas commettre trop d’erreurs comme précisé dans cet article. Ou que vous soyez un manager expérimenté, vous devez apprendre à organiser des réunions efficaces.

Quelles sont donc les techniques dont vous pourrez vous inspirer pour organiser des réunions qui soient utiles ? Je vais vous présenter les 5 astuces (+ une en bonus) qui apparaissent comme les plus importantes. Elles ne sont en rien révolutionnaires, et pourtant si peu suivies dans le monde du travail.

Première astuce pour des réunions efficaces : n’inviter que les personnes essentielles

Trop souvent, lorsque l’on organise une réunion, on invite des personnes qui n’auront pas forcément une grande plus-value à apporter dans les débats. Si celles-ci sont invitées, c’est juste pour ne pas froisser leurs susceptibilités. 

Je vous invite à suivre la théorie de Jeff Besoz, le fondateur d’Amazon. Pour le chef d’entreprise, il faut « ne jamais faire de réunion où deux pizzas ne peuvent pas nourrir chaque personne qui y assiste ». Cela veut tout simplement dire que pour être efficace, le travail collectif doit se faire en groupes restreints.

Il peut, en revanche, être très utile de transmettre le compte rendu de la réunion à un public plus large qui pourra être concerné par les décisions qui ont été prises.

Réunion de travail efficace

Deuxième astuce : avoir un ordre du jour précis et le transmettre au préalable

Les réunions efficaces passent par un ordre du jour préalablement déterminé. Mais elles passent aussi par un ordre du jour que les participants à la réunion ont pu préparer. Il n’y a, en effet, rien de plus désagréable et inutile que de participer à une réunion non préparée. Tous les cadres le savent, c’est malheureusement très fréquent. Transmettez donc l’ordre du jour accompagné éventuellement de documents, le plus en amont possible.

Aussi, en tant que manager, ne perdez jamais de vue que le temps de préparation d’une réunion efficace, est supérieur à la durée de la réunion.

Une réunion préparée permet aussi d’avoir des participants qui connaissent les informations principales. De cette manière, il ne sera pas besoin de définir certains concepts et de perdre trop de temps. Seules les décisions pourront être prises après des échanges constructifs entre personnes informées.

Il est important aussi que la réunion ait du sens, un réel intérêt. Si tel n’est pas le cas, il sera difficile de parler d’une réunion efficace. Demandez-vous toujours, avant d’organiser une réunion, si celle-ci est utile. Si vous pouvez vous contenter d’une note de service, faites le, vous gagnerez du temps.

Troisième astuce pour des réunions efficace : commencer à l’heure prévue

Il est souvent de coutume d’arriver en retard à une réunion pour apparaitre comme quelqu’un de débordé. Pour moi, c’est juste un manque de respect pour l’organisateur et les participants. Il n’y a pas de raison que 5 ou 6 personnes attendent un retardataire. Le mieux est donc de commencer à l’heure prévue. De cette façon, il est fort à parier que tout le monde sera ponctuel la prochaine fois.

En tant que Directeur des Ressources Humaines, il m’est fréquemment arrivé de calculer la masse salariale en train d’attendre une personne qui n’arrive pas à l’heure. Nous sommes à une époque où il faut rationaliser l’argent et le temps, cela commence par la ponctualité !

Quatrième astuce : se limiter à l’ordre du jour

Les réunions efficaces, sont celles qui se limitent à l’ordre du jour préalablement fixé. Le rôle de l’animateur est ici très important, en ce qu’il recentre les débats lorsque ceux-ci commencent à dériver. En tant qu’organisateur et animateur d’une réunion, vous devez de ce fait prendre l’habitude de gérer les bavards ou tous ceux qui veulent parler d’autre chose que ce qui avait été prévu au début de la réunion.
C’est en cela qu’il faut faire preuve d’autorité et de charisme. Mais, cela se fera d’autant plus facilement que la réunion aura été préparée avec minutie et sérieux.

Travail collaboratif

Cinquième astuce pour des réunions efficaces : limiter leur durée à 1 heure 

Il ressort de tout ce que nous venons de voir qu’une réunion efficace doit être limitée dans le temps. En effet, ne rêvons pas, au-delà d’une certaine durée les personnes commencent à se déconcentrer. On voit très clairement, au bout d’un certain temps, les participants qui commencent à regarder leur téléphone portable ou à discuter entre eux (sans parler des absences pour aller aux toilettes 😀).

Notre cerveau, en général, n’arrive pas à rester concentré trop longtemps et nécessite que des pauses soient organisées. Aussi, si les points à l’ordre du jour sont très nombreux, il est préférable d’organiser une pause de 10 minutes. De cette manière, les membres de la réunion pourront repartir de plus belle pour une nouvelle heure de travail.

Astuce bonus pour des réunions efficaces : un compte rendu avec une prise de décision

Pour terminer sur les réunions efficaces, il convient de rappeler la nécessité de faire un compte rendu. Celui-ci n’a pas forcément besoin de retracer l’ensemble des débats. Mais, il doit bien préciser l’ensemble des décisions qui ont été prises.

Dans ce cadre, il se devra de préciser également les délais pour réaliser les différentes décisions prises de façon collective. Tout cela peut apparaître comme évident, mais je peux vous assurer au regard de mon expérience que cela est loin d’être toujours suivi d’effet.

Managers expérimentés ou manager débutants, je vous invite vraiment à rédiger ces comptes-rendus ce qui vous permettra de vous distinguer de vos collègues grâce à votre professionnalisme.

En conclusion, pour éviter les déboires, préparez vos réunions et surtout faite preuve de discipline dans leur animation. De cette manière, tout devrait parfaitement bien se passer.

Si vous avez aimé l'article, vous êtes libre de le partager 😀

6 thoughts on “Réunions efficaces : 5 astuces”

  1. Bonjour et merci pour cet article ! J’ai été animatrice de plusieurs réunions fructueuses et elles avaient toutes les points mentionnés à part la durée… ouf que ça pouvait durer plus longtemps qu’une heure… Merci pour cet très bon article ! 🙂

  2. Article essentiel … selon moi pour tout manager en recherche d’efficacité de communication présentielle … j’ai particulièrement relevé le point suivant ‘Cinquième astuce pour des réunions efficaces : limiter leur durée à 1 heure ‘ et pour ma part mon expérience m’a appris qu’une heure se décompose en 4 sujets à aborder … au-delà de 15 minutes les esprits s’évadent … en tout cas ces 6 astuces me paraissent essentielles pour mener une réunion efficace … Merci 🙏

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.