Gérer son temps : 7 astuces incontournables

Gérer son temps est une problématique essentielle chez les managers. En effet, il convient de jongler entre la gestion des équipes et la production d’un travail plus visible. Pas facile de toujours trouver l’équilibre.

Il apparait donc indispensable de mettre en place des astuces et des techniques pour gérer ce que nous avons de plus important : le temps.

J’avoue que j’ai longtemps rencontré des difficultés pour gérer mon temps. De ce fait, j’ai beaucoup lu et j’ai mis pas mal de choses en place dans mon quotidien. Aujourd’hui, je pense pouvoir dire que je suis un manager productif. Je me qualifie aussi de spécialiste de la gestion de mon temps de travail.

Cet article, si vous le lisez jusqu’au bout, va vous permettre de très largement progresser dans vos pratiques courantes.

Nous allons voir ensemble les 7 astuces qui vont vous aider à gérer votre planning.

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1) Gérer son temps en écartant toutes les distractions

Les distractions sont nombreuses dans un monde hyper connecté comme nous pouvons le constater aujourd’hui.

En effet, si on n’y fait pas attention, nous risquons de nous retrouver avec des notifications sur notre smartphone ou sur notre ordinateur toutes les minutes. Et à chaque fois, notre cerveau va s’éloigner du travail et aura du mal à se connecter à nouveau à celui-ci. C’est de cette manière que l’on finit par perdre environ 20% d’efficacité .


Alors de quelle manière procéder pour en finir avec ces sources de dérangement qui sont totalement évitables ?

1-1 Gérer vos mails et prenez le contrôle de votre quotidien

Chaque jour dans le domaine professionnel et même dans notre vie privée nous recevons des dizaines de mails.

Pour gérer son temps de manière optimale, il est absolument hors de question de gérer les messages électroniques au fur et à mesure de leur réception.

Premier point pour vous rassurer : si le message est urgent on vous appellera directement. Ainsi, partez du principe que les mails n’ont pas besoin d’être gérés de manière instantanée et vous vous éviterez une des sources de stress les plus importantes. De cette manière, vous pourrez améliorer la qualité de vie au travail.

Pour gérer les mails plusieurs solutions sont possibles :

  • Mettre en place une réponse automatique : lorsque vous recevez un mail, vous pouvez tout à fait envoyer un message automatique pour prévenir que vous avez bien reçu le message mais que vous ne prendrez connaissance de celui-ci qu’à certains moments de la journée : « j’ai bien reçu votre message et je vous en remercie. Au regard de mon planning je ne prendrai connaissance de celui-ci qu’en fin de journée. En cas d’urgence, je vous invite à me joindre par téléphone. »
  • Aller les regarder 2 fois par jour au maximum. Dans le message vous pouvez préciser que vous n’ouvrez votre boite mail que le matin et en fin d’après-midi. Je vous engage vivement à ne consulter vos messages que deux fois par jour ce qui vous fera gagner un temps précieux. Soyez discipliné, c’est essentiel pour bien gérer son temps.
  • Prenez un moment afin de gérer l’ensemble de vos messages électroniques. De cette manière vous éviterez les aller et retour entre votre travail principal et votre boite mail, ce qui une nouvelle fois vous permettra de mieus gérer votre temps.
  • Vous pouvez aussi informer les personnes qui travaillent avec vous que vous ne gérerez que les messages dont vous êtes le destinataire principal. Vous écartez ainsi ceux pour lesquels vous êtes en copie. Incitez dans ce cadre à ne vous envoyer que les messages qui vous intéressent de manière directe.
  • Enfin parfois lorsqu’il s’agit de répondre aux mails, il peut être plus rapide (et plus convivial) de répondre par le biais d’un appel téléphonique. Cela peut paraitre plus long mais cela sera toujours plus rapide qu’un échange de plusieurs mails pour une même problématique.

1-2 Gérer vos notifications et évitez les distractions

Femme qui regarde son smartphone au lieu de travailler

Comment gérer les notifications ?

La première solution pour gérer les notifications, et la plus simple, consiste à ne pas autoriser celles-ci. De cette manière, vous pourrez avoir la certitude de ne jamais être dérangé. Je peux vous assurer que ma concentration s’est largement améliorée depuis que je pratique de la sorte. Nous avions d’ailleurs déjà abordé cette solution dans cet article.

Vous pouvez aussi n’en autoriser que certaines ; ce peut par exemple être le cas de la messagerie que vous utilisez pour échanger avec vos enfants. Dans cette hypothèse, vous savez que si vous avez une notification c’est qu’elle sera importante.

Mais pour ne plus être dérangé par les notifications, le mieux est encore de laisser votre smartphone dans une autre pièce. De cette manière, il est clair que les distractions seront totalement évitées. Il est aussi possible de mettre votre smartphone en mode avion. Il s’agit tout simplement de vivre comme on le faisait avant.

Vous verrez qu’en agissant de la sorte, vous serez tranquilles et n’aurez à aucun moment le réflexe que nous avons tous de déverrouiller notre téléphone portable.

Et les réseaux sociaux ?

Quelques précisions en ce qui concerne les réseaux sociaux : je peux vous certifier que les personnes qui sont les mieux organisées et les plus concentrées au travail consacrent des moments précis à aller voir ce qui se passe sur les réseaux sociaux.

Mais, pour aller plus loin sauf si vous utilisez les réseaux sociaux pour votre travail, posez-vous la question de savoir quel est l’intérêt de passer de longues minutes ou de longues heures par jour sur Facebook ou Instagram. Peut-être que la réponse est dans la question et que finalement il ne s’agit que de temps perdu et qui pourrait largement être utilisé à autre chose. Olivier Roland qui a parfaitement réussi sur Internet, encourage à remplacer 10 minutes de réseaux sociaux par 10 minutes de lecture. Ces 10 minutes cumulées sur l’année permettent de lire pas mal de livres.

En ce qui me concerne c’est le choix que j’ai fait et après plusieurs mois sans aller voir les réseaux sociaux (à l’exception de LinkedIn qui me sert pour le travail), je peux vous assurer que je vais bien.

Vous le voyez, il est très simple déjà dans un premier temps de gagner des minutes précieuses chaque jour. Il suffit d’utiliser ces petites astuces mais surtout de faire preuve d’une importante volonté pour ne pas céder à la tentation.

Nous allons maintenant passer à des techniques plus approfondies qui vont permettre de eux géres son temps et ainsi de gagner très largement en efficacité .

2) Gérer son temps efficacement grâce à des outils performants 

Ne perdons jamais de vue qu’une meilleure organisation a pour objet de mieux gérer son temps soit pour travailler sur d’autres sujets, soit pour pouvoir en profiter dans le cadre de sa vie personnelle ou familiale .

Il existe plusieurs techniques bien connues pour gagner du temps et c’est de l’ensemble de ces méthodes ou astuces dont nous allons parler à présent. 

Pour information j’ai essayé l’ensemble des techniques dont je vais parler maintenant. Bien évidemment toutes n’ont pas eu les mêmes résultats en ce qui me concerne.

En effet chacune de ses techniques correspond à une manière de travailler et à une personnalité. Le meilleur conseil que je peux vous donner est de toutes les essayer et de ne garder que celles qui vous correspondent le mieux. De la sorte, vous pouvez avoir la certitude de progresser dans votre organisation de travail au quotidien.

2-1 Lutter contre la procrastination pour ne pas perdre de temps

Mieux gérer son temps que cet homme qui n'avance pas dans son travail

La procrastination consiste à toujours remettre à plus tard une chose qui pourrait être réalisée de manière immédiate. Nous avons eu l’occasion d’aborder cette notion dans un précédent article.

Que ce soit dans notre vie personnelle ou dans notre vie professionnelle, lorsque nous avons des choses à réaliser qui correspondent à nos goûts, à nos valeurs ou à nos souhaits, nous n’avons absolument aucune difficulté à les commencer mais aussi à les terminer. C’est lorsque les choses nous plaisent moins ou que nous craignons d’échouer que les choses commencent à se compliquer.

Pour lutter contre la procrastination, le mieux est de faire des choses qui nous plaisent. D’où l’intérêt de faire le choix, dans la mesure du possible, d’un travail qui nous plaît dans un environnement qui nous convient.

Si tel n’est pas le cas, il faut essayer de doubler une tâche qui n’est pas plaisante avec quelque chose de plus agréable. Il peut s’agir par exemple de travailler en musique lorsque l’on doit réaliser une tâche qui est vraiment rébarbative.

2-2 Améliorer sa concentration au travail pour travailler plus vite

Pourquoi travailler sa concentration ?

Il n’est pas rare, en fin de journée, bien que nous ayons beaucoup travaillé de nous dire que nous n’avons aucun résultat concret. Ceci est d’autant plus regrettable que souvent nous rentrons à la maison en étant fatigué et que le résultat est loin de nos attentes initiales.

En effet, il ne faut pas se la cacher, nous passons une grande partie de notre journée à être dérangé ou à nous distraire (heureusement, nous savons de quelle manière il est possible d’écarter les notifications de notre téléphone portable).

Les dérangements sont tellement fréquents parfois, que nous mettons une journée pour réaliser des tâches qui pourraient l’être en 2 ou 3 heures au maximum si nous étions concentrés au maximum de nos possibilités.

De plus, soyons clairs, la vie d’aujourd’hui ne nous habitue plus à rester concentré sur de longues plages de temps : nous lisons de courts articles au lieu de longs romans, nous regardons des séries au lieu de regarder des films…

C’est pour l’ensemble de ces raisons que travailler la concentration s’avère absolument indispensable pour être plus efficace et mieux gérer son temps. Il est important de savoir que la concentration réagit de la même manière qu’un muscle et qu’elle peut tout à fait se travailler pour devenir meilleure et bien plus efficace.

Ceci vaut vraiment le coup car il est prouvé depuis très longtemps que les personnes qui travaillent de manière bien concentrée, travaillent beaucoup moins de temps que celles qui se dispersent.

Gérer son temps grâce à une parfaite concentration

Il n’en demeure pas moins que la concentration nécessite d’être discipliné. Pour travailler de manière concentré plusieurs techniques peuvent être proposées. Encore une fois, j’ai eu l’occasion de toutes les tester et je peux vous assurer de leur grande efficacité.

Comment travailler sa concentration ?

Il est tout d’abord possible de se fixer un objectif de travail dans une durée déterminée . Il peut s’agir par exemple de se dire qu’il nous faut « terminer de rédiger le compte rendu de la réunion d’hier soir avant midi » . Travailler ainsi permet de se mettre une pression positive. L’avantage est qu’un sentiment de satisfaction apparait à chaque fois que la tâche est terminée.

Lorsque vous allez vous donner de tels objectifs, votre cerveau va tout naturellement se conditionner pour atteindre cette tâche et si celle-ci est réalisable dans le temps donné, vous pouvez avoir la certitude que vous réaliserez votre objectif très facilement. La loi de Parkinson précise très simplement qu’une tâche quelle qu’elle soit est toujours réalisée dans le temps raisonnable dans lequel nous avons prévu qu’elle le soit .

L’autre chose qu’il convient de respecter lorsque vous allez vous lancer dans la réalisation de la tâche proprement dite consiste à ne se concentrer que sur une tâche. Si après avoir rédigé votre compte rendu de réunion, vous devez travailler sur la préparation du budget ne pensez pas au budget.

Soyez rassuré sur la réalisation de celui-ci puisque vous vous êtes fixé l’objectif de le réaliser dans l’après-midi pour pouvoir le rendre à votre responsable de service avant 16 heures. Ne vous faites jamais de soucis pour une seconde tâche lorsque vous êtes en train de réaliser la première : chaque chose en son temps.

N’oubliez jamais que l’homme (et même la femme) n’est pas fait pour mener deux choses à la fois ; c’est quelque chose qu’il est impossible de réaliser. Bien évidemment il existe des exceptions historiques mais celles-ci sont plutôt rares. Il parait que Napoléon pouvait suivre sept discussions de manière simultanée mais que l’on aime ou que l’on n’aime pas le personnage, force est de constater qu’il était tout à fait exceptionnel d’un point de vue intellectuel.

Lorsque vous avez des objectifs sur un temps plus long et que vous devez de ce fait maintenir une concentration sur une plus grande échéance, il convient de se fixer des objectifs intermédiaires. Il est bien évident que parfois, il faut fournir des efforts car ce n’est pas toujours simple d’atteindre l’objectif fixé . C’est en cela que l’autodiscipline est toujours absolument nécessaire.

De toute manière, ne nous leurrons pas pour faire de grandes choses il faut faire preuve de discipline et ce quel que soit le domaine d’activité.

la méditation pour améliorer sa concentration

Autre technique que l’on peut développer en pratiquant la méditation : apprendre à se concentrer sur le moment précis. Ceci est essentiel mais quel que soit le moment : si vous faites une pause, concentrez-vous sur le moment de la pause et appréciez là à sa juste valeur. SI une pause vous sert à réfléchir sur votre prochain travail, elle n’aura absolument aucune utilité.

Mieux gérer son temps grâce à la méditation
Femme qui médite

Benjamin Franklin proposait à son époque de diviser chaque journée en tiers égaux : un tiers pour le travail, un tiers pour la détente et un tiers pour le repos. Mais surtout, il insistait pour qu’il n’y ait aucune interférence entre chaque période : si je me détends, je ne pense en aucun cas à la période de travail qui doit arriver dans quelques minutes. Une vie réussie et apaisée est à ce prix-là ; c’est en agissant de la sorte que l’on parvient à éviter, le plus souvent, le burn-out.

Comme je l’ai précisé un peu plus haut, la discipline accompagne toujours la concentration. C’est la discipline qui va offrir l’énergie nécessaire pour rester concentré tout au long de la plage horaire prévue. Je souhaite vous faire part d’une citation que j’aime beaucoup et qui permettra j’en suis certain de vous maintenir en éveil. Cette citation est de John C Maxwell qui est un conférencier et pasteur très connu aux États-Unis : « les gens ordinaires produisent quand ils ont envie ; les leaders produisent qu’ils le veuillent ou pas ». C’est à cette citation que vous devrez penser lorsque vous n’aurez pas forcément une grande envie de vous mettre au travail. Si vous souhaitez aller plus loin, je vous invite à lire l’ouvrage de John C Maxwell : « "" » target= »_blank » rel= »noreferrer noopener »>les 21 lois irréfutables du leadership ».

De la même façon, il peut arriver que dans une phase de concentration, une pensée négative fasse son apparition tout à coup. Il est absolument indispensable de tout mettre en œuvre afin de la faire disparaitre le plus rapidement possible. Je peux vous assurer que notre cerveau peut très bien réussir à faire cela, mais pour bien faire vous devez l’entrainer.

Si, à titre d’exemple, vous commencez à craindre de ne pas terminer votre travail dans les temps, faites l’inverse et imaginez le bonheur que vous allez ressentir quand vous aurez terminé. C’est ce qui se fait beaucoup en PNL (programmation neuro linguistique), avec les sportifs de haut niveau par exemple. Un exemple célèbre est celui du nageur Mickael Phelps qui a toujours été programmé pour être le premier à toucher le mur de la piscine, il n’imaginait pas une course autrement.

Si vous vous y intéressez-vous pourrez vite apprendre que notre cerveau est malléable et qu’il est tout à fait possible de le faire évoluer dans le bon sens (attention si vous n’y prêtez pas garde, il peut aussi évoluer dans le sens inverse).

Le fait de faire venir une pensée positive est très connu et plutôt très simple à installer si vous vous en donnez les moyens. Elle répond à la loi que l’on appelle loi de l’attraction qui pour être simple signifie que l’on attire ce à quoi on pense le plus souvent : si par exemple, vous pensez que votre journée va mal se dérouler ou que votre entretien va mal se passer, il y a de très grands risques que cela arrive. En revanche, si vous avez une pensée positive, de la même manière vous mettez en place tous les ingrédients pour que tout fonctionne.

Ne perdez jamais de vus que si nous sommes ce que nous mangeons, nous sommes aussi ce que nous pensons.

Nous en avons déjà un peu parlé, mais nous allons maintenant nous attarder sur l’autodiscipline qui nous permet toujours d’être une meilleure version de nous-même.

2-3 Développer son autodiscipline pour mieux gérer son temps

La connaissance de certaines notions de psychologie et l’autodiscipline vont vous permettre de vous améliorer au quotidien dans votre travail. L’étude de ces notions m’a été très utile dans mon développement personnel et dans les progrès que j’ai réussi à réaliser toutes ces dernières années.

L’autodiscipline pour s’améliorer chaque jour

L’autodiscipline est une qualité à développer pour réussir dans tous les secteurs de votre vie, j’ai moi-même fait un très gros travail à ce niveau. La discipline si elle est utile dans le domaine professionnel, l’est aussi lorsque l’on pratique un sport ou que l’on a pour ambition de nous alimenter de la meilleure des manières.

Mais en fait de quoi parle t’on lorsque l’on parle d’autodiscipline ?

Pour Robin Sharma, écrivain canadien, « l’autodiscipline est la pierre angulaire de tous les grands accomplissements et de la maitrise de soi ».

Il est possible également de définir l’autodiscipline comme « une vertu qui donne le courage et la volonté de faire ce que vous aviez dit que vous deviez faire, quand vous avez dit que le feriez, même lorsque vous n’aviez pas envie de le faire ».

Utiliser l’autodiscipline pour mieux gérer son temps

L’autodiscipline est considérée comme un élément du développement personnel qui permet de réussir des choses, d’atteindre des objectifs dont on ne se croyait vraiment pas capable.

Mais, comme nous l’avons déjà précisé l’autodiscipline doit être accompagnée d’autre éléments dont nous avons déjà parlé.

L’autodiscipline doit en effet être accompagnée de la fixation d’objectifs mais également d’une planification complète du travail. Ce n’est qu’à ce titre que les efforts fournis permettront d’atteindre les résultats souhaités.

De plus, pour rester discipliné il faut tout de même écarter le maximum de tentations possible.

Par ailleurs, il est important de noter que les personnes qui sont réellement disciplinées n’accepteront jamais que leur vie soit dictée par une émotion quelle qu’elle soit. De ce fait, elles prennent l’habitude de mettre en place toute une série de mesures qui auront pour objectif d’éviter d’être détourné du droit chemin.

Les personnes les plus disciplinées savent parfaitement que la discipline personnelle leur permettra toujours de se concentrer sur leurs objectifs et ainsi d’atteindre les rêves que certains pourraient considérer comme non atteignables. À titre d’exemple nous pouvons noter que les personnes les plus disciplinées ne se laisseront pas envahir par un sentiment de tristesse pour se donner l’excuse de ne pas respecter l’ensemble des objectifs professionnels qu’ils se sont préalablement fixés. C’est sans doute un des éléments qui fait la différence entre les personnes normales et les personnes qui sont plus extraordinaires.

Améliorer son autodiscipline

La question qui se pose maintenant et de savoir de quelle manière il est possible de développer son autodiscipline.

La première chose qu’il faut prendre en compte est qu’il est absolument nécessaire de reporter la gratification qui pourrait apparaître à court terme pour pouvoir profiter d’une plus grande satisfaction sur le long terme.

Dans le cadre de l’organisation du travail par exemple, il pourrait sembler plus simple de se lancer rapidement dans l’exécution des tâches sans mettre en place de planification précise. Mais si l’on réfléchit un peu plus, on s’apercevra rapidement que le temps de travail supplémentaire investi dans un premier temps permettra à plus long terme de largement gagner en efficacité et donc de moins travailler .

L’autodiscipline est un muscle. Et comme tout muscle elle se doit d’être travaillée de manière très régulière pour gagner en efficacité. Plus vous mettrez en place de l’auto discipline dans votre vie et plus vous deviendrez discipliné de manière totalement naturelle.

De plus l’immense avantage est que vous deviendrez discipliné par plaisir et que ça ne deviendra plus une contrainte comme cela pourrait sembler l’être au départ. Si vous regardez bien, vous vous apercevrez rapidement qu’il existe un très grand nombre de personnes dont la vie est centrée autour de la discipline et qu’ils vivent cela parfaitement bien.

Cela peut apparaître comme une évidence mais pour développer son autodiscipline il faut être discipliné. En fait cela veut dire tout simplement qu’il faut aller de manière progressive dans l’auto discipline pour mieux s’organiser dans son travail et notamment dans la gestion de son temps.

Vous n’allez pas devenir hyper performant du jour au lendemain mais, en revanche, vous allez rapidement vous apercevoir que les différentes petites techniques dont nous avons déjà parlé vont s’avérer d’une grande efficacité. En fait, comme on le dit souvent dans le cadre du développement personnel il convient de s’améliorer de 1% chaque jour pour devenir une meilleure version de soi-même.

L’atteinte de résultats dans la gestion du temps grâce à l’autodiscipline

La discipline que vous allez mettre en place dans votre travail au quotidien va vous permettre comme nous l’avons déjà dit de moins travailler. En effet, le fait de ne pas regarder votre smartphone pour connaître les cours de bourse ou pour savoir si votre équipe favorite a gagné son dernier match va vous permettre d’être plus efficace dans le travail .

Mais finalement en fin de journée vous pourrez vous satisfaire d’un travail accompli et surtout d’une journée qui ne sera pas à rallonge. Aussi vous pourrez tout à fait vous féliciter !

 À l’inverse, il faut arrêter de plaindre les personnes qui finissent tard de travailler. En effet, même s’il est d’une culture française de donner de l’importance aux personnes qui finissent leur journée de travail après 20h, je reste persuadé comme le font d’ailleurs les anglo-saxons que toutes ces personnes manquent en fait de discipline et de méthodologie dans l’organisation de leur travail.

Finalement, plutôt que de les plaindre on devrait les blâmer ou tout au moins les former pour gagner en efficacité au quotidien. Il est en effet absolument essentiel au 21e siècle de changer les mentalités et d’arrêter de penser que parce que l’on travaille tard on travaille plus.  Ceci est une erreur culturelle qu’il convient de corriger le plus rapidement possible.

Mieux gérer son temps en se débarrassant des mauvaises habitudes

Dans le cadre de l’autodiscipline il convient également de se débarrasser de certaines de nos mauvaises habitudes. Mais de quelle manière est-il possible de le faire pour améliorer son organisation du travail ? Comment faire pour mieux gérer son temps ?

Pour être honnête avec vous d’ailleurs cela s’est avéré une vraie question pour moi car je dois vous avouer que j’étais un collectionneur de très mauvaises habitudes.

Lorsque l’on parle de mauvaises habitudes dans l’organisation du travail il convient notamment de parler des habitudes qui font perdre du temps.

Ce peut être le pas par exemple des personnes qui ont tendance à trop dormir, soit qu’elles se lèvent trop tard soit qu’elles se couchent trop tôt et qui de ce fait ne parviennent pas à réaliser l’ensemble de leurs objectifs.

Quoi qu’il en soit, il est important pour se débarrasser d’une mauvaise habitude de faire le diagnostic de celle-ci. Ce n’est qu’à partir de ce moment-là qu’il vous sera possible de mettre en place les solutions adaptées. Si vous vous rendez compte par exemple que vous avez tendance à vous coucher trop tôt, je vous invite à essayer chaque jour de reculer l’heure du coucher de 2 ou 3 minutes. De cette manière, votre corps et votre esprit s’habitueront à se coucher un peu plus tard sans aucune difficulté.

Quelle que soit l’habitude que vous allez changer,faites un point au bout de 30 jours de pratique. De cette manière, vous allez pouvoir constater que vous avez gagné du temps dans votre journée. Faites ainsi le bilan des choses supplémentaires que vous aurez alors pu réaliser.

Une autre habitude dont vous allez devoir vous débarrasser si vous souhaitez gagner en efficacité dans l’organisation est l’utilisation de votre temps, c’est la procrastination.

En effet, il arrive régulièrement que l’on mette du temps pour démarrer les tâches qui ne nous plaisent pas forcément dans notre journée de travail. Cela peut par exemple être le pas du rangement de vos papiers ou du fait de devoir appeler telle ou telle personne pour un coup de fil qui ne sera pas forcément très agréable.

Pour progresser à ce niveau-là, il existe une technique très simple : vous récompenser lorsque vous aurez réalisé cette tâche que vous considérez comme désagréable. De cette manière, vous serez forcément encouragé, comme peut l’être un enfant, à démarrer.

Maintenant que vos connaissances ont progressé en ce qui concerne l’autodiscipline, il ne vous reste plus qu’à vous lancer. Je peux vous assurer que si vous faites tout ce que je viens de vous conseiller vous allez vraiment largement progresser dans l’organisation de votre travail au quotidien.

Il est temps maintenant de vous présenter des outils concrets qui vont vous permettre d’améliorer la gestion de votre temps au quotidien.

2-4 Utiliser différents outils pour améliorer la gestion de son temps

Au fur et à mesure des années de très nombreux outils se sont développés pour améliorer la gestion de son temps. Je vais vous en présenter un certain nombre ci-dessous même s’il est probable que tous ne vous conviendront pas. Encore une fois, je vous invite les essayer et peut être même à les adapter si cela peut davantage vous correspondre. L’objectif est de toute manière que vous puissiez gagner du temps et ainsi atteindre l’ensemble de vos objectifs.

Pomodoro

Nous avons un peu plus haut parlé de la nécessité de rester concentré pour mieux gérer son temps.

De quoi s’agit il ?

La méthode Pomodoro est une technique de travail qui est plutôt facile à suivre grâce à l’utilisation d’un timer. Avec cette méthode il va vous être plus simple de rester concentré sur un temps prédéterminé. En fait pour être très concret, il convient de vous préciser que cette méthode est née dans les années 80 lorsqu’un étudiant italien s’est mis à utiliser un minuteur qui avait la forme d’une tomate (Pomodoro en italien). Aujourd’hui si vous regardez bien il vous sera très simple de trouver une extension sur Google qui est en forme de tomate et qui va pouvoir jouer le rôle de minuteur.

Comme nous l’avons déjà précisé l’homme n’est pas multitâche . Cette méthode a donc pour objectif d’alléger notre charge mentale.

Les étapes à respecter

Si vous souhaitez utiliser cette méthode de manière optimale vous allez devoir respecter 4 étapes :

  • La première étape consiste à se fixer une tâche à réaliser.
  • La 2e étape consiste à laisser votre smartphone dans une autre pièce. Bien évidemment il est formellement interdit d’utiliser le timer de votre téléphone portable.
  • La troisième étape consiste à déclencher le minuteur. Il s’agit de programmer des sessions de travail de 25 minutes car il semblerait qu’au-delà de cette durée notre cerveau aurait une réelle tendance à décrocher.
  • La quatrième et dernière étape est une pause. La méthode préconise après 25 minutes de travail de prendre 5 minutes de pause. Dans ce cadre vous allez pouvoir réaliser des étirements, boire un café ou même aller aux toilettes si vous en éprouvez le besoin. Cela va sans le dire , pendant ces 5 minutes de pause vous ne devez pas consulter vos mails .

Une fois que vous aurez terminé vos 5 minutes de pause vous pourrez tout à fait repartir pour une nouvelle session de travail de 25 minutes qui sera elle-même encore une fois suivie de 5 minutes de pause.

Ce n’est qu’à l’issue de 4 sessions de 25 minutes qui correspondent en fait à 2 heures au total que vous pourrez vous accorder une pause de 20 minutes. Ce circuit complet peut donc être tout à fait être réalisé deux fois par demi-journée soit quatre fois par jour.

La to do list pour gérer son temps au quotidien

Gérer son temps grâce à une to do list
To do list

Dresser une liste de choses à réaliser est certainement l’une des techniques les plus anciennes et les plus utilisées dans le monde. Il n’en demeure pas moins qu’il est tout à fait possible d’optimiser la technique de la réalisation de listes grâce à des conseils qui pourront s’avérer très précieux.

De mon point de vue, il existe deux principales listes à confectionner pour bien gérer son temps : la liste des choses qu’il convient de réaliser et la liste des choses qu’il convient de ne pas réaliser.

Pour ce faire, Vous pouvez utiliser une feuille de papier mais si vous êtes un peu plus moderne vous allez pouvoir utiliser une application de votre smartphone .

La liste des choses qu’il convient de ne pas réaliser

Il s’agit en fait ici de noter les choses que parfois nous acceptons de faire alors qu’il ne faudrait pas il s’agit aussi des tâches qui sont absolument inutiles et qui n’apportent aucune plus-value à notre quotidien.

Alors de quelle manière allons-nous pouvoir composer cette liste des choses à ne pas faire ?

L’idéal pour être efficace est de passer en revue une journée ou même une semaine et ainsi de noter l’ensemble des tâches que nous faisons de manière totalement machinale et qui n’ont absolument aucun intérêt.

Il est également possible d’y ajouter un certain nombre de tâches qu’il est possible de confier facilement à une autre personne .

Mais il faut surtout inscrire l’ensemble des tâches qui nous font perdre du temps de manière absolument inutile.

Pour vous faciliter la démarche je vous en propose quelques exemples dont vous pourrez sans aucun doute vous inspirer tant elles sont présentes dans chacune de nos vies :

  • en aucun cas démarrer sa journée en regardant ses mails où l’ensemble des notifications qui seraient venues des réseaux sociaux,
  • ne pas aller sur les réseaux sociaux avant le repas du midi,
  • ne pas perdre de temps en bavardages inutiles sur votre lieu de travail (si vous commencez à comptabiliser le temps qui est perdu dans des bavardages qui ne servent à rien vous comprendrez très rapidement pourquoi certaines personnes ne parviennent pas à finir leur travail dans le temps qui leur est imparti),
  • refuser d’exercer certaines missions qui n’étaient pas prévues à la base (sauf s’il s’agit d’urgence bien sûr)…
La liste des choses qu’il convient de réaliser

Nous pouvons maintenant passer à la liste des choses qu’il convient de réaliser. Cette vieille méthode est finalement très efficace ce qui explique que de mon côté je l’utilise de manière quotidienne.

Vous l’avez compris lorsque l’on travaille et que notre objectif est de mieux gérer son temps c’est que bien évidemment nous avons beaucoup de choses à faire. Le risque d’oublier une tâche est donc réel . Je peux d’ailleurs vous assurer qu’avec l’âge il est préférable de noter de plus en plus de choses.

Il est encore une fois indispensable de faire preuve de beaucoup de discipline. Il est par exemple important de tout noter au même endroit afin d’éviter d’éparpiller vos notes, vos rappels et ainsi de limiter le risque d’oublier quelque chose.

En ce qui me concerne, j’utilise les applications de mon smartphone ce qui me permet d’avoir toutes mes informations au même endroit et surtout de toujours avoir avec moi l’ensemble de mes listes et de mes tâches à réaliser.

De plus, et c’est ce qui est extraordinaire aujourd’hui je parviens de manière automatique à synchroniser l’ensemble de ces éléments avec mon ordinateur.

Gérer son temps avec la méthode Eiseinhower

Nous sommes ici en présence d’une méthode qui a été développée par l’ancien Président des États-Unis.

Il s’agit d’un outil simple mais vraiment très efficace. Le président Eiseinhower a utilisé cette méthode pour se faciliter la tâche lorsqu’il était président de la plus grande puissance du monde et que sa charge de travail était énorme.

La technique consiste à classer les différentes tâches dans une matrice avec une entrée double. Les différentes choses à réaliser sont classées en fonction de leur degré d’urgence mais aussi en fonction de leur degré d’importance. Ainsi, la matrice est composée de 4 cases avec pour chacune deux qualifications :

  • Les tâches pas importantes mais urgentes
  • Les tâches pas importantes et pas urgentes
  • Les tâches importantes et urgentes
  • Les tâches importantes mais pas urgentes

Vous l’avez probablement compris, une bonne organisation consiste à gérer dans un premier temps les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes.

De l’autre côté se trouvent les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Celles-ci pourront très facilement être remises à plus tard ou elles pourront aussi être totalement abandonnées sans que finalement cela ne pose de problème majeur à quiconque. Abandonner ce genre de tâche ne veut pas dire que l’on procrastine, mais au contraire que l’on est efficace dans la gestion de son temps.

Reste que lorsque l’on fait ces différents choix, il convient bien de définir ce qui est urgent et ce qui est important. En effet, nous n’avons pas forcément les mêmes définitions. Nous sommes alors dans la subjectivité. Cela explique que cette méthode de gestion du temps et des tâches à exécuter n’est pas forcément la plus pertinente pour tout le monde.

Une autre question se pose pour ce qui est urgent et non important et pour ce qui est important et non urgent. Devons-nous privilégier l’urgent ou l’important finalement ? A priori, je vous dirai qu’il est préférable de travailler de manière prioritaire sur les choses importantes qui sont très souvent liées à des projets d’envergure .

Pour conclure sur cette méthode, vous voyez qu’elle est facile à utiliser mais qu’elle peut aussi souffrir de subjectivité. Mais, s’il s’agit de votre subjectivité et que cela vous convient, vous pouvez parfaitement décider de l’utiliser.

Le diagramme de GANTT

Comment définir le diagramme de GANTT ?

Nous sommes ici en présence d’un outil très connu qui est régulièrement utilisé dans le cadre de conduites de projets.

Il est, entre autres, très efficace pour permettre de visualiser tout à fait clairement l’état d’avancement de l’ensemble des activités et tâches qui forment le projet dans sa globalité. En général, on peut trouver dans la colonne la plus à gauche les tâches qu’il convient de réaliser. Les suivantes constituent les périodes ou unités de temps de réalisation des tâches.

Plus clairement, je peux vous dire que le diagramme de Gantt montre l’ensemble des tâches qu’il convient d’accomplir afin de mener le projet à son terme.Il indique le planning de réalisation de ces différentes opérations.

Comment mettre en place le diagramme de GANTT ?

Si vous souhaitez mettre en place un diagramme de Gantt pour élaborer une conduite de projet, il est important de suivre les 5 étapes préconisées par la grande majorité des consultants en management.

La première étape consiste à créer les différentes activités qu’il va convenir de réaliser afin d’arriver au but ultime, à la réalisation totale du projet. Il s’agit en fait, de manière collective, de décomposer un projet en toute une série de petites tâches .

Dans un deuxième temps, il va s’agir d’organiser le séquençage de chacune des activités.Vous allez faire le lien à chaque fois avec l’activité qui précède et celle qui va suivre.Il est important de préciser que l’on ne peut pas démarrer une tâche tant que celle qui se situe en amont n’est pas achevée.

Vous devrez ensuite passer à l’identification des différentes ressources qui vont être nécessaires pour mener à bien le projet. Il s’agit donc ici aussi bien des besoins en personnel, que des besoins financiers ou en matériel et outillage.

Ensuite, et souvent en fonction des ressources mises à disposition, il va falloir déterminer les durées nécessaires pour chacune des opérations à réaliser.

Enfin pour terminer, il ne va plus rester qu’à développer le calendrier pour l’intégralité du projet. Il est important d’être le plus précis possible mais une planification hebdomadaire parait le plus souvent adaptée.

Pour réaliser un diagramme de Gantt de grande qualité vous avez la possibilité d’utiliser un tableur comme excel. Mais en cherchant un peu sur Internet, vous pouvez même trouver des logiciels pour vous aider dans l’intégralité de la planification.

Avec le diagramme de Gantt, nous sommes parfaitement dans l’illustration selon laquelle il convient parfois de perdre un peu (voire beaucoup) de temps avant d’en gagner car une fois toutes les étapes prévues et organisées, il n’y a plus qu’à se laisser porter.

A titre personnel, je peux vous assurer que j’utilise de manière très fréquente ce genre de diagramme. Cela me permet d’organiser mes semaines de travail et de cette manière de ne pas me perdre lorsque ma charge de travail a tendance à trop augmenter.


Vous pouvez en revanche, toujours utiliser un calendrier simple pour organiser les étapes d’un travail en écrivant pour chaque jour des objectifs de tâches exécutées. Cela vous sera toujours très utile dans le cadre de votre organisation de travail. De toute manière, vous l’avez compris j’espère, l’improvisation ne peut en aucun cas avoir sa place lorsque l’on cherche à mieux gérer son temps.

La méthode Getting Things Done (GTD) pour gérer son temps

Gérer son temps avec l'intelligence collective
Travail d’équipe

Nous allons maintenant pouvoir aborder la méthode Getting Things Done. La méthode GTD est sans aucun doute la plus complète dans le cadre de l’efficacité. Cela fait dire à certains que grâce à elle, il est possible d’atteindre l’excellence.

Cette méthode est assez simple à comprendre car selon elle, il convient de collecter et de consigner par écrit l’ensemble des tâches à réaliser.

A priori rien de révolutionnaire ici si ce n’est que selon son fondateur, David Allen, le fait d’écrire les choses permet d’alléger le cerveau. Et par voie de conséquence de les oublier sans qu’aucune conséquence fâcheuse n’apparaisse. Alléger la charge mentale de la sorte va ainsi permettre au cerveau de parfaitement récupérer dans les phases de repos et ainsi d’être à son maximum le lendemain pour travailler.

La méthode GTD peut être divisée en 5 étapes principales :

1ère étape : collecter les tâches à réaliser

Dans cette première phase, il va falloir faire la collecte de l’ensemble des tâches qu’il va convenir de réaliser. Cela permet de rassembler les différentes idées que parfois, on écrit sur une feuille de bloc ou sur un post it.

2ème étape : le traitement

Il s’agit en fait dans cette partie d’assurer le traitement de l’ensemble des notes qui ont pu être accumulées lors de la phase de collecte. Je vous conseille de réaliser un classement après avoir répondu à ces questions : de quel type de tâche parlons-nous ? Certaines tâches peuvent-elles être réalisées de manière immédiate ? Quelle va être la prochaine action ou la prochaine étape dans le déroulement du projet ?

La méthode GTD aide à sélectionner les tâches en fonction de leur importance quantitative (par exemple le temps nécessaire pour la réaliser), par importance qualitative mais également en fonction du niveau d’urgence.

3ème étape : l’organisation

Il faut maintenant passer à la phase essentielle de l’organisation. Toutes les entrées qu’il s’agisse de tâches ou de notes par exemple vont devoir être classées dans des listes intermédiaires avant de pouvoir être traitées définitivement.

Il est souvent conseillé de traiter de manière immédiate toutes les tâches qui prennent moins de deux minutes.

Lorsque l’on utilise la méthode GTD, 4 possibilités de classements peuvent être proposées.

La première colonne que vous pouvez élaborer consiste en un calendrier : il suffit d’y entrer uniquement les délais à respecter ou les dates de rendez-vous.

La deuxième colonne est celle qui concerne les projets. Un projet est en fait une tâche qui peut parfois en fonction de son importance être divisée en plusieurs actions.

Une fois que vous aurez achevé ce travail d’écriture des différentes tâches, il ne restera plus qu’à noter tous les délais, toutes les échéances dans le calendrier.

Dans l’organisation du travail, il convient aussi pour être performant de créer la catégorie qu’il est possible de nommer « prochaines actions ». De la sorte, vous aurez toujours un temps d’avance dans la réflexion pour les prochaines étapes.

Dans le tableau, pensez aussi à créer une colonne pour les tâches que vous avez déléguées. Vous pouvez par exemple lui donner le nom de « tâches déléguées à suivre ».

4ème étape : la révision

Lorsque l’on utilise la méthode GTD, il convient de manière régulière de suivre les différentes listes ce qui permettra au regard de l’avancée du travail de les réviser. La révision peut permettre d’ajuster les délais. Mais cela peut permettre également d’intégrer dans le tableau de nouvelles tâches qui ont pu apparaitre.

Les différentes révisions démontrent assez facilement que le tableau est en totale et régulière évolution.

Les spécialistes de la méthode GTD préconisent une révision toutes les semaines.

5ème étape : l’exécution

Passons maintenant à la dernière phase de notre démarche et qui est absolument essentielle puisqu’il s’agit de l’exécution.

Pour avoir la certitude de bien respecter l’ordre de réalisation des différentes tâches, la méthode GTD vous guide en vous incitant vivement à respecter 4 facteurs essentiels :

le premier facteur pour mieux gérer son temps

Le premier facteur consiste à tenir compte du contexte au sein duquel vous évoluez. Si par exemple, vous vous retrouvez dans un moment calme, vous aurez sans doute plus de facilités à rédiger des notes ou des rapports. En revanche, si vous travaillez dans un open space ou tout simplement dans un endroit bruyant, il sera plus judicieux de répondre à l’ensemble de vos mails ou pourquoi pas d’interagir sur les réseaux sociaux si ceux-ci sont professionnels, c’est évident.

Mesurer son temps

Le deuxième facteur dont vous allez devoir tenir compte pour une utilisation optimale de votre temps consiste à justement mesurer le temps dont vous disposez.

Si par exemple vous ne disposez que de quelques minutes il sera peut-être plus pertinent de faire des taches courtes comme répondre à des mails ou organiser votre planning.

En revanche, si vous disposez d’une ou deux heures devant vous vous aurez tout à fait la faculté de vous lancer dans la rédaction d’un rapport ou dans la lecture d’un document plus complexe.

Il est donc absolument nécessaire d’anticiper l’organisation de votre journée pour en parallèle pouvoir parfaitement organiser l’utilisation de votre temps de travail et ainsi gagner en efficacité.

Gérer son temps en fonction de son énergie

Le troisième facteur sur lequel vous allez devoir vous appuyer est votre degré d’énergie disponible à tel ou tel moment de la journée.

En effet, nous le savons tous, notre niveau d’énergie n’est pas le même tout au long de la journée. Pour certains d’entre nous, nous sommes beaucoup plus concentrés et beaucoup plus efficaces le matin de bonne heure alors que d’autres préfèrent travailler en soirée ou même travailler pendant la nuit.

Je vous conseille donc d’adapter l’ensemble de vos activités à votre biorythme et ainsi de réaliser les tâches et les missions qui nécessitent le plus de concentration et d’énergie au moment qui vous semblera le plus opportun. Si par exemple, comme c’est mon cas, vous êtes plus efficace le matin je vous invite à réaliser l’ensemble des tâches qui nécessitent de la concentration avant le repas du midi.

Gérer les priorités pour gérer son temps

Le dernier facteur dont il va falloir également tenir compte peut être défini comme l’ordre des priorités. Nous en avons déjà parlé mais en ce qui me concerne je préfère toujours commencer par la tâche qui est la plus importante ou la plus prioritaire.

De cette manière, une fois la tâche réalisée notre cerveau sera beaucoup plus serein et de cette manière nous pourrons réaliser des tâches moins prioritaires ou moins importantes dans un état d’esprit de tranquillité .

Pour conclure sur la méthode GTD nous pouvons dire que les points forts sont très nombreux. En effet, grâce à l’application de cette méthode, vous pouvez avoir la quasi-certitude de n’oublier aucune tâche que vous devez réaliser.

2-5 La lecture rapide comme outil d’efficacité pour gérer son temps

Mieux gérer son temps grâce à la lecture rapide

Gérer son temps avec la lecture rapide

Si dans votre travail vous avez besoin de lire pour par exemple analyser des rapports ou tout simplement acquérir un certain nombre de connaissances, il peut, sans doute être pertinent de vous mettre à la lecture rapide.

En effet, il s’agit ici d’une technique particulièrement efficace qui peut faire gagner énormément de temps au quotidien dans son travail. Il n’en demeure pas moins que cette technique est particulièrement précise et qu’il convient de se former pour pouvoir en acquérir les rudiments.

En effet, il ne s’agit pas uniquement de lire vite mais il s’agit de lire l’essentiel et surtout de retenir le maximum de choses.

Lorsque l’on se met à la lecture rapide, on permet à notre cerveau qui comme nous le savons déjà est souple et agile, de progresser. De cette manière, il va s’y habituer de manière progressive à lire toujours plus de mots à la minute et ainsi à vous faire gagner un maximum de temps.

Si vous l’utilisez de manière convenable la lecture rapide va vous permettre d’analyser des textes plus rapidement. Éloigné de la lecture détente classique, la lecture rapide constitue un réel travail qui va vous demander un entraînement intensif accompagné d’une méthodologie bien rodée. Comment se mettre à la lecture rapide ?

Comment pratiquer la lecture rapide pour mieux gérer son temps ?

Pour commencer une lecture rapide, il est essentiel de parcourir le texte en se concentrant sur les titres des chapitres ainsi que sur le nom de ceux-ci. De cette manière vous pourrez avoir une vue d’ensemble du document à étudier ou à lire.

Cela va permettre de repérer une structure qui facilitera la compréhension du texte. De cette façon le thème principal sera dégagé assez rapidement.

La lecture rapide est très utile car il existe plusieurs causes qui empêchent de comprendre un texte dès la première lecture :

  • Nous avons tous tendance à nous déconcentrer rapidement et ainsi à perdre le fil de notre lecture
  • De manière régulière nous avons également tendance à revenir en arrière car nous pensons avoir oublié ce que nous venons de lire
  • Nous avons parfois du mal à retenir quelle est l’information essentielle du paragraphe ou du chapitre

En raison de ces trois élément nous avons tendance à perdre beaucoup de temps dans notre lecture et à ne retenir que peu d’éléments de celles-ci .

Les techniques de lecture rapide

Il existe donc une méthode de lecture rapide qui est basée sur une compréhension scientifique de l’œil humain. Celle-ci va vous permettre d’améliorer votre capacité de lecture et ainsi de lire plus rapidement et plus efficacement.

Lorsque l’on pratique la lecture rapide on ne lit plus mot par mot mais groupe de mots par groupe de mots. Il est donc absolument essentiel de développer une vision périphérique horizontale de nos yeux.

En effet, lorsque l’on fixe un mot il est absolument nécessaire de distinguer les mots périphériques et ainsi d’en comprendre le sens. De cette manière vous pourrez visualiser jusqu’à 50% de mots en plus en une seule fixation. De ce fait, l’utilisation d’une méthode de lecture rapide permet en pratique de lire 50% plus vite.

La lecture rapide consiste donc à faire des sauts de mots en mots en laissant tout simplement vos yeux interpréter les mots périphériques qui se trouvent autour de ceux sur lesquels vous avez fixé votre attention. Aussi, au fur et à mesure que vous progresserez dans la lecture rapide vous vous attacherez à passer de plus en plus rapidement de ligne en ligne grâce à des fixations qui seront de plus en plus brèves et qui s’attarderont sur le moins de mots possible.

La mise en place de conditions propices à la lecture rapide

Pour lire plus rapidement il est essentiel de lire dans des conditions adaptées.

Le mieux est de vous installer devant un bureau et de vous munir d’un stylo qui vous permettra de suivre le texte au fur et à mesure que vous avancerez. Il vous permettra également de guider vos yeux de la meilleure des manières et ainsi de suivre le texte à une vitesse constante.

Il est important de préciser également que le fait de lire en position assise permet très largement d’améliorer son niveau de concentration. Pour pratiquer la lecture rapide il est donc déconseillé fortement de lire en position allongée. Vous n’êtes pas en train de vous détendre mais de travailler.

Pour commencer la lecture rapide

Vous devez respecter plusieurs étapes peuvent être appliquées :

  • Vous pouvez commencer par lire entre le 3e mot du début de la ligne et le 3e mot avant la fin de cette même ligne
  • Puis dans un second temps, il vous sera possible de vous entraîner à ne réaliser que 3 fixations par ligne avec pour objectif de ne passer qu’une seconde sur la lecture de chacune de ces lignes
  • Enfin, vous pourrez également réduire le temps de fixation en ne vous concentrant que sur le centre de la ligne. Lorsque vous aurez amélioré votre vision périphérique vous pourrez ainsi lire à gauche et à droite du centre de la ligne. Ne vous inquiétez pas si au départ vous rencontrez des difficultés mais la lecture rapide se pratique comme un sport. Il va donc vous falloir de l’entraînement pour acquérir l’ensemble des techniques et devenir très performant dans cette pratique.

Voici quelques conseils supplémentaires qui vous permettront d’améliorer votre technique de lecture rapide :

  • Lorsque vous commencerez votre première lecture vous pourrez tout à fait annoter le texte sur le côté, marquer des commentaires et éventuellement souligner les mots et les phrases qui vous semblent les plus importants.
  • A l’issue de chacun des paragraphes vous pourrez également résumer celui-ci en une ou deux phrases en fonction de sa longueur. Ce petit résumé vous permettra ainsi d’avoir un réel aperçu du texte que vous êtes en train de lire et d’analyser
  • Lorsque vous ferez la deuxième lecture, vous pourrez travailler à partir de ce que vous avez mis en valeur lors de la première lecture.
  • Ne perdez pas de temps en vous accrochant à des phrases ou à des mots que vous ne comprenez pas ; il est préférable, d’essayer de comprendre la signification générale du paragraphe afin de ne pas perdre le fil de la lecture

La lecture rapide ne s’improvise pas, mais je peux vous assurer tout à fait clairement que lorsque les techniques sont maîtrisées cela permet de gagner énormément de temps dans son travail.

Pour être encore plus performant, il est possible de faire de la gymnastique des yeux pour encore une fois améliorer votre vision panoramique, notamment si vous êtes amené à lire des textes sur un format A4 qui est assez large.

2-6 Mieux gérer son temps grâce à l’organisation de réunions efficaces

Nous passons beaucoup de temps de travail dans des réunions. C’est notamment le cas des cadres qui passent plus de la moitié de leur temps de travail dans ce que certains appellent la « réunionite ».

Organiser les réunions pour bien gérer son temps
Une réunion de travail

Il existe beaucoup de techniques pour éliminer les pertes de temps et surtout pour rentabiliser au maximum le temps qui peut être passé en séances de travail collectives. Nous en avons d’ailleurs déjà parlé dans cet article.

La première question qu’il convient toujours de se poser est de savoir si notre présence est indispensable et si le fait de participer représentera une réelle plus-value. Si telle n’est pas le cas, le mieux est de faire part de son absence de disponibilité. Il faut, en revanche, demander le compte rendu de la réunion et des prises de décision.

De plus, parfois la réunion est une réunion informative qui va communiquer des informations sur des décisions qui sont déjà prises et validées. Autant envoyer une note de service qui sera tout aussi efficace et qui pourra se lire en quelques minutes à un moment opportun.

Une bonne réunion est également une réunion qui commence à l’heure prévue et qui n’oblige pas à attendre les retardataires.

Une réunion efficace est aussi une réunion qui possède un ordre du jour transmis à l’ensemble des participants. De cette manière, ceux-ci verront s’ils ont besoin d’être présents. Et surtout ils pourront s’y préparer afin d’être le plus efficace possible au moment du rendez-vous. Il est essentiel aussi de ne pas sortir de l’ordre du jour afin d’être le plus rentable possible ; ainsi personne ne sera amené à perdre son temps.

Une réunion efficace doit également avoir un minutage précis : s’il est prévu de travailler ensemble de 15 à 16 heures, il ne faut pas aller plus loin. Je peux vous assurer par expérience que lorsqu’une réunion dure trop longtemps, elle perd totalement en efficacité pour l’ensemble des personnes présentes.

Enfin, comme elle a un ordre du jour, une réunion efficace doit avoir un compte rendu. Ceci est essentiel pour officialiser les décision prises et surtout cela permettra d’être le point de départ de la prochaine réunion sur la même thématique.

Dès lors que vous soyez l’organisateur d’une réunion ou un simple participant, posez-vous toujours la question de la nécessité de se réunir. Mais si la réponse est positive, pensez toujours à préparer, à votre niveau, les points qui sont à l’ordre du jour .


Nous en avons maintenant terminé avec ce long article sur la manière de mieux gérer son temps. Quelle que soit la technique que vous utiliserez, vous devez vous l’accaparer avant de connaitre son niveau d’efficacité.

Nous reviendrons plus en détail dans les prochaines semaines sur certaines de ces astuces.

Merci pour avoir lu cet article dans son intégralité. N’hésitez pas maintenant à le commenter et à le partager au plus grand nombre. J’ai la certitude qu’il pourra être utile à beaucoup de personnes de votre entourage.

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