Gagner en productivité

Il faut gagner en productivité, faire davantage avec moins de moyens, aller plus vite. Voilà ce que l’on entend de plus en plus que l’on travaille dans une entreprise ou dans une administration.

Un vrai défi, on nous demande toujours de faire plus et de faire mieux en moins de temps. Si on n’y prend pas garde, le risque est réel de faire un burn out. Aussi, faites très attention !

Il est possible d’être plus productif, si vous vous organisez et que vous apprenez à mieux vous connaitre. Dans cet article, nous allons vous donner les meilleurs conseils afin de gagner en productivité et donc d’être plus efficace au travail.

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1 – Appliquer la règle traditionnelle des 80/20

Une des règles qu’il convient de connaitre lorsque l’on souhaite être efficace est la loi de Pareto. Pour plus d’explications, je vous invite à regarder cette vidéo d’Olivier Roland qui est un adepte bien connu de ce principe :


Pareto le souligne : 80% de vos résultats proviennent de 20% de vos actions, 20% de vos clients assurent 80% de votre chiffre d’affaires, ou encore 20% de vos actions quotidiennes sont liées à vos projets les plus importants.
Avant de vous engager dans une quelconque action, posez-vous toujours la question de savoir si les efforts consentis en valent la peine. Si ce n’est pas le cas, laissez tomber la tâche ou déléguez là.

On perd en effet beaucoup trop de temps à réaliser des tâches sans intérêt. Mais, on passe aussi trop de temps à en réaliser d’autres que nous ferions mieux de déléguer à des personnes plus compétences que nous.

2 – Décomposer vos projets en sous-projets abordables pour gagner en productivité

Un grand projet est toujours impressionnant, surtout lorsque l’on démarre dans la conduite de projets.

Le risque de procrastination est même réel, tant il est parfois difficile de se lancer dans une aventure sur du long terme. La solution de bon sens est de comprendre les différentes phases du projet et de les aborder une à la fois.
L’idéal est donc de couper votre projet en plusieurs petits projets et déjà cela vous semblera plus facile. Pour faire un marathon, il est idéal de commencer par faire le tout premier pas.

3 – Externalisez pour mieux vous concentrer sur vos talents et gagner en productivité


La loi de Pareto vous recommande de consacrer 80% de votre temps à vos actions les plus productives, vous pouvez de ce fait en déléguer d’autres à des collaborateurs ou les externaliser. Un bon manager, notamment, doit être en capacité de confier et de contrôler certaines missions à des collaborateurs. Celui qui centralise tout ne sera pas efficace, mettra plus de temps à réaliser les missions, mais occupera son temps. Ce sont souvent ces personnes qui ont l’impression de travailler plus que les autres, alors qu’en fait, elles travaillent moins bien.

La connaissance de soi et de ses compétences permet un arbitrage intelligent entre deux types de comportement : faire ou faire faire.

4 – Comprendre et respecter son rythme naturel


C’est une question de connaissance de soi, et plus précisément de votre énergie. Vous avez un horaire et une heure de la journée où vous vous sentez plus énergique, plus en forme que les autres.

Par conséquent, il est préférable de se concentrer sur la réalisation d’actions importantes pendant les moments où votre esprit et votre corps sont les plus efficaces.

Cela implique d’observer votre rythme naturel et de travailler sur des dossiers de fond lorsque votre forme est optimale. Vous pourrez répondre aux mails, passer des coups de fil dans les moments de fatigue ou de baisse d’énergie.


5 – Protégez-vous des distractions


Nous vivons à une époque où nous sommes constamment interrompus par des appels téléphoniques, des e-mails, des SMS, des collègues qui entrent dans notre bureau… et ces interruptions pèsent lourdement sur notre productivité personnelle. Si vous les supprimez, vous retrouverez tout le temps nécessaire à votre réussite professionnelle.

La meilleure façon d’y parvenir est de définir des périodes pendant lesquelles vous pouvez travailler sans interruption.
Ce qui vous dérange le plus, c’est votre smartphone. Alors soyez strict, désactivez les notifications, ou mieux encore, gardez-le hors de votre vue. De cette manière, votre concentration sera optimisée et forcément, vous gagnerez en productivité.

6 – Une tâche à la fois


Vous pratiquez souvent le multitâche pour accomplir plus de travail, et vous pensez que vous deviendrez ainsi plus productif. De nombreuses études ont montré que le cerveau humain ne peut se concentrer que sur une chose à la fois (même celui des femmes contrairement à la légende 😀)
En vous concentrant sur une seule activité, vous pourrez travailler en profondeur et la terminer plus rapidement. Vous remarquerez bientôt une amélioration dans votre gestion du temps.


7 – Gagner en productivité en contrôlant les pensées parasites

Parfois, alors que vous travaillez sur un autre sujet, vous voyez une nouvelle idée traverser votre cerveau. Votre esprit vagabonde entre cette pensée et votre action, vous faisant perdre du temps.
Des pensées fugaces, des pensées aléatoires, des solutions intuitives peuvent perturber votre tranquillité d’esprit et entraver vos actions. Alors, écrivez-les et prenez rendez-vous pour les examiner un peu plus tard dans la journée.


8 – Prenez soin de vous


Prenez soin de vous, vous avez besoin de vous reposer, de manger et de pratiquer une activité sportive pour être productif. Cela signifie s’en tenir aux principes de base d’une vie saine : repas sains, sommeil réparateur et exercice régulier.

Faire du sport pour être efficace au travail
Faire du sport pour être efficace au travail

Les personnes qui ont une vie saine, sont souvent les personnes qui ont réussi à gagner en productivité. Et l’inverse est vrai aussi : il est très difficile d’être efficace si la veille, on s’est couché tard ou si notre sommeil n’a pas été réparateur en raison d’un repas trop lourd.


Pour aller plus en profondeur sur ce sujet, je vous invite à relire cet article qui vous donnera encore plus d’informations.

Nous pouvons même revenir sur la semaine de 4 jours qui est une forme d’organisation moderne et efficace :

Dans l’attente, merci de partager cet article au plus grand nombre de personnes possibles. Cela est une mission d’intérêt général 😀

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